Choisir les services d’un secrétariat dans une société de domiciliation

Toute entreprise peut choisir de prendre les services d’une société de domiciliation commerciale pour la localisation de son siège social. Au-delà des avantages financiers de cette solution, il faut savoir que ces structures spécialisées proposent aussi toutes sortes de services complémentaires, qui peuvent grandement faciliter la vie des entrepreneurs. Parmi ses prestations intéressantes, on recense la gestion du secrétariat externalisé, un domaine souvent à l’origine de problèmes pour les créateurs d’entreprise. 

Comprendre la domiciliation commerciale

Lors des formalités de création, ou même au cours de sa vie (puisqu’il est possible de changer sa domiciliation à tout moment), l’entreprise peut choisir d’établir son siège social au sein d’une société de domiciliation. Le principe de cette dernière est plutôt simple, puisqu’il s’agit d’héberger l’entreprise sur le plan juridique et fiscal. Pour l’État et l’administration en général, le siège social de l’entreprise concernée est situé à la même adresse que cette société de domiciliation, et cela, peu importe que l’exercice de l’activité se fasse dans un local différent. Stratégiquement, la domiciliation commerciale a plusieurs avantages, dont :

• la possibilité de profiter d’une adresse souvent prestigieuse, qui sera rassurante pour les clients et partenaires ;
• des charges allégées, notamment pour la location d’un bureau ou d’une salle, mais aussi pour la contribution territoriale économique (et la cotisation foncière des entreprises), particulièrement intéressante dans certaines villes de France ;
• la préservation de la vie privée au contraire du domicile, souvent choisi comme siège social par les entrepreneurs en solo, puisque le lieu d’habitation n’est pas dévoilé aux yeux du public.

Connaître les services proposés par une société de domiciliation commerciale

Passer par une société de domiciliation permet aussi de bénéficier de nombreux services complémentaires intéressants pour l’activité. C’est par exemple le cas de la gestion du courrier, des permanences téléphoniques, ou même de la location de salles de réunion.

Mais, parmi les points utiles, le secrétariat est celui qui semble incontournable. Pour le suivi du courrier de la société ou pour la permanence téléphonique, l’entrepreneur peut vite y gagner du temps et de l’argent.

À propos du courrier justement, la société de domiciliation peut d’ailleurs proposer plusieurs solutions :

• le mettre à disposition dans ses locaux un certain nombre de fois dans la semaine ou le mois, si l’entrepreneur souhaite le récupérer sur place ; 
• le réexpédier à une autre adresse pour éviter à l’entrepreneur de se déplacer, et cela, à une fréquence convenue lors de la signature du contrat de domiciliation ;
• le numériser pour l’envoyer par email ou pour le mettre à disposition en téléchargement sur un espace en ligne attitré et sécurisé.

Quant au service téléphonique, il peut permettre de répondre aux appels de la société et donc de filtrer les conversations chronophages pour l’entrepreneur. C’est donc un vrai gain de temps, en plus de donner une crédibilité supplémentaire à l’activité, puisque l’entreprise reste joignable en permanence ou presque. La secrétaire de la société de domiciliation peut prendre les messages et les faire parvenir à l’entrepreneur, tout comme elle peut aussi renvoyer les appels importants directement sur le téléphone indiqué préalablement.